WERELDWIJD PRIVACYBELEID VOOR HOTELGASTEN
1. Onze toezegging
Wij verwelkomen u als gewaardeerde gast (hierna 'u') altijd graag in een van onze hotels. Onze eerste prioriteit is om u uitstekende accommodatie en ervaringen te bieden over de gehele wereld. Uw volledige tevredenheid en vertrouwen in Accor zijn voor ons van essentieel belang.
Wij beseffen dat privacy deel uitmaakt van uw verwachtingen als gast.
Daarom hebben wij dit Privacybeleid voor hotelgasten opgesteld en ingevoerd, waarin wordt beschreven hoe Accor met uw persoonlijke gegevens omgaat op basis van de '7 privacybeginselen' van Accor (hierna '7 privacybeginselen van Accor'), die basisprincipes voor Accor vormen en derhalve wereldwijd gelden binnen de gehele Accor Grouep (Accor en haar dochterondernemingen).
2. Instemming met dit Privacybeleid voor hotelgasten
U dient dit Privacybeleid voor hotelgasten zorgvuldig door te lezen voordat u enige 'persoonlijke informatie' (hierna 'PI' genoemd) aan ons verstrekt. Tot PI behoren alle verzamelde en vastgelegde gegevens in alle indelingen aan de hand waarvan uw identiteit kan worden vastgesteld, hetzij direct (bijvoorbeeld naam) of indirect (bijvoorbeeld telefoonnummer).
Dit Privacybeleid voor hotelgasten is onderdeel van de voorwaarden van Accor die van toepassing zijn op onze hotelservices. Door de genoemde voorwaarden te accepteren, gaat u uitdrukkelijk akkoord met dit Privacybeleid voor hotelgasten.Indien dit door lokalede plaatselijke wetgeving wordt vereist, dient u echter mogelijk vooraf akkoord te gaan met dit Privacybeleid voor hotelgasten.
Accor mag uw PI gebruiken voor marketingdoeleinden. Indien dit door toepasselijke wetgeving is vereist, wordt u gevraagd om vooraf uw uitdrukkelijke toestemming te geven voor het ontvangen van dergelijke marketingmaterialen.
3. 7 privacybeginselen van Accor
Hieronder volgen de 7 privacybeginselen van Accor, die wereldwijd binnen de gehele Accor Grouep van toepassing zijn.
a. Transparantie: bij het verzamelen en verwerken van uw PI zullen wij u van relevante gegevens en kennisgevingen voorzienverstrekken, voor welke doeleinden en wie de ontvangers zijn.
b. Legitimiteit: wij zullen uw PI alleen verzamelen en verwerken voor de doeleinden die aan u kenbaar zijn gemaakt in dit Privacybeleid voor hotelgasten.
c. Relevantie en nauwkeurigheid: wij zullen alleen PI verzamelen die noodzakelijk is voor de verwerking van de gegevens zoals vastgelegd in dit Privacybeleid voor hotelgasten. Wij zullen alle redelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat door ons opgeslagen PI accuraat en actueel is.
d. Opslag: wij zullen uw PI bewaren gedurende de periode die noodzakelijk of gewenst is voor de verwerking van de gegevens zoals vastgelegd in dit Privacybeleid voor hotelgasten en conform lokaleplaatselijke wettelijke vereisten.
e. Toegang en rectificatie: wij bieden u mogelijkheidenmanieren om uw PI in te zien, te wijzigen, te corrigeren of te verwijderen. Zie hieronder voor contactgegevens.
f. Geheimhouding en beveiliging: wij zullen redelijke technische en organisatorische maatregelen treffen om uw PI te beschermen tegen abusievelijk(e) of onrechtmatig(e) wijziging of verlies, of tegen ongeautoriseerd(e) gebruik, openbaarmaking of toegang.
g. Uitwisseling en internationale overdracht: wij kunnen uw PI binnen de Accor Grouep of met derden (zoals zakelijke partners en serviceaanbieders) delen voor de doeleinden die zijn omschreven in dit Privacybeleid voor hotelgasten. Wij zullen gepaste maatregelen treffen om dergelijke uitwisseling en overdracht te beveiligen.
4. Bereik
Geheimhouding en beveiliging:
a. Elke vorm van gegevensverwerking die wordt uitgevoerd door hotels die eigendom zijn of worden beheerd door Accor,d.w.z. hotels die deel uitmaken van de Accor Groep, inclusief de beheerde hotels, bijvoorbeeld hotels die opereren onder de volgende merknamen: Sofitel, Pullman, Novotel, Suite Novotel, Grand Mercure, Mercure, MGallery, ibis, all seasons, Etap Hotel, Hotel F1, Formule 1, Studio 6, Motel6. Deze lijst wordt regelmatig bijgewerkt.
b. Alle reserveringswebsites van Accor, d.w.z. bestaande Accor websites, zoals accorhotels.com. evenals merkwebsites(www.sofitel.com, www.mercure.com,...).
c. Alle websites van Accor loyalty programma's (bijvoorbeeld www.a-club.com).
Hoewel dit Privacybeleid voor hotelgasten niet van toepassing is op in franchise beheerde hotels, serviceaanbieders en zakelijke partners, zal Accor redelijke inspanningen verrichten om de 7 privacybeginselen van Accor te beschermen en de voornoemde franchisehouders vragen deze principes te implementeren. Ook zullen wij de voornoemde franchisehouders, serviceaanbieders en zakelijke partners verzoeken zich te houden aan alle toepasselijke wetgeving bij de verwerking van uw PI.
5. Welke persoonlijke informatie?
Als gast van Accor kan u op verschillende momenten worden gevraagd om PI te verstrekken over uzelf en uw gezinsleden, zoals:
- Contactgegevens, bijvoorbeeld naam, nationaliteit, telefoonnummers, e-mailadressen, postadressen, enz.;
- Andere persoonlijke gegevens: geboortedatum;
- Informatie over kinderen: naam, geboortedatum en leeftijd;
- Creditcardgegevens;
- Lidmaatschapkaartnummers van Accor- loyalty iteitsprogramma's of lidmaatschapnummer van Frequent Flyer programma’s of andere partners van Accor bij wie u bent aangemeld;
- Uw dataums van aankomst en vertrek/bezoek bij onze hotels;
- Uw voorkeuren en interesses, bijvoorbeeld rokenrs- of niet- rokenrs-kamer, voorkeurlocatie van uw kamer (beneden-/bovenverdieping, enz.), type bed, krant van uw voorkeur, sportieve en culturele belangstelling;
- Vragen/opmerkingen die u mogelijk hebeft tijdens of na Uw verblijf in een van onze hotels.
Wij verzamelen niet bewust PI van kinderen jonger dan 18 jaar, behalve naam, geboortedatum en nationaliteit zoals rechtstreeks door een volwassene, of met toestemming van een volwassene, namens hen verschaft. Zorg ervoor dat uw kinderen ons geen PI verstrekken zonder uw toestemming, bijvoorbeeld online. Als u van mening bent dat uw kind PI aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat we dergelijke PI kunnen verwijderen.
In het algemeen verzamelen wij niet bewust gevoelige informatie zoals ras of etnische afkomst, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, detailsgegevens over gezondheid of sekslevenseksuele geaardheidleven.
Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, kunnen ook andere gegevens dan de hierboven genoemde als gevoelige gegevens worden beschouwd: creditcardnummer, ontspanningsgewoonten, persoonlijke activiteiten en hobby's, culturele gewoonten, status van roker/niet-roker, enz. Wij dienen dergelijke gegevens die als gevoelig kunnen worden beschouwd, echter mogelijk te verzamelen om aan uw vraag te kunnen voldoen, of om u van bepaalde services te kunnen voorzienverstrekken, zoals een bepaald dieet of bepaalde toegangsfaciliteiten voor mindervaliden.
In dergelijke gevallen zullen wij, als dit door lokalede plaatselijke wetgeving wordt vereist, uw uitdrukkelijke toestemming vragen om dergelijke gevoelige gegevens te mogen verzamelen en verwerken.
6. Wanneer wordt mijn persoonlijke informatie verzameld?
PI kan in bepaalde situaties worden verzameld, zoals onder andere in met inbegrip van, maar niet beperkt tot de volgende situaties:
a. HotelgegevensOntvangstactivteitenReceptieactivteiten zoals:
- Boeken van een hotelkamer;
- Inchecken en uitchecken;
- Gebruik van faciliteiten tijdens een verblijf in een hotel zoals vastgelegd via de kamerrekening;
- Claims, aanvragen en/of geschillen.
b. Deelname aan marketingprogramma's:
- Aanmelding bij loyaltyiteits programma's van Accor;
- Bijdragen aan enquêtes en/of opmerkingen van gasten (bijvoorbeeld 'gasttevredenheidsonderzoek', 'contactformulier'; 'opmerkingen van gasten'; 'Satisfait ou invité');
- Wedstrijden;
- Abonnement op nieuwsbrieven om aanbiedingen of informatie per e-mail te ontvangen.
c. Verschaffen van informatie door externe serviceaanbieders:
Touroperators, reisbureaus, GDS-reserveringssystemen.
d. Internetactiviteiten:
- Verbinding met Accor- websites (IP-adres, sessiecookies);
- Invullen van online formulieren (bijvoorbeeld online boekingen, vragenlijsten, enz.).
7. Wat is het doel?
Wij gebruiken uw PI voor de volgende doeleinden:
a. Regelen van uw reservering:
- Boeken en reserveren van Accor -hotelkamers en aangevraagde accommodatie;
- Vastleggen en bijhouden van zakelijke informatie om te voldoen aan financiële vereisten;
- Voor backofficeverwerking, zoals met inbegrip van het bijhouden van een lijst met ongewenste gasten, opvolging bij wanniet-betaling, onjuistincorrect gedrag, enz.
b. Regelen van uw verblijf in het hotel:
- Bijhouden van gebruik van faciliteiten (telefoon, bar, internet, betaal-tv);
- Toegang tot kamers.
c. Verbeteren van onze ontvangstservicesreceptieservices, zoalsmet inbegrip van:
- Verwerking van uw PI in het Clients Relationship Management-programma (CRM) van Accor;
- Beter begrip van uw behoeften en aanvragen;
- Afstemming van onze producten en services zodat deze beter aansluiten op uw wensen.
d. Verzenden van nieuwsbrieven, aanbiedingen en toeristisch marketingmateriaal over toerisme, ontvangst of services of hotelaanbiedingen, of over Accor- partners aan u. U kunt ervoor kiezen uw abonnement op onze e-mailnieuwsbrieven op te zeggen door op de linkeen koppeling in een van onze e-mailnieuwsbrieven te klikken.
e. Verbeteren van onze Accor- services, zoalsmet inbegrip van:
- Houden van enquêtes en analyseren van vragenlijsten en opmerkingen van gasten;
- Afhandelen van klachten van gasten.
f. Beveiligen en verbeteren van uw gebruik van Accor- websites, zoalsmet inbegrip van:
- Verbeteren van websitenavigatie en;
- Implementeren van maatregelen voor beveiliging en voorkomen van fraude.
g. Naleven van lokalede plaatselijke regelgeving (bijvoorbeeld bewaren van zakelijke of financiële documenten).
8. Delen van uw persoonlijke informatie
Als wereldwijd bedrijf streven wij ernaar u over de hele wereld hetzelfde niveau van serviceverlening en ontvangst te bieden. Daartoe dienen wij, onder voorbehoud van uw rechten vastgelegd in artikel 13 hieronder, uw PI mogelijk op de volgende manieren te delen met interne of externe ontvangers:
a. De Accor Groeup: we kunnen uw PI delen met door een Accor- entiteit geautoriseerde personen die toegang tot uw PI nodig hebben om u te kunnen voorzien van de gevraagde services te kunnen verstrekken of in de context van een handeling als gevolg van het door u verschaffen van dergelijke PI:
- Hotelmedewerkers;
- Reserveringsmedewerkers die gebruikmaken van de reserveringshulpmiddelen van Accor;
- IT-medewerkers;
- Zakelijke partners en marketingafdelingen;
- Medische services, indien van toepassing;
- Juridische afdeling, indien nodig; en
Alle relevante personen die deel uitmaken van entiteiten van de Accor Grouep voor bepaalde categorieën gegevens.
b. Externe serviceaanbieders en partners: we kunnen uw PI met derden delen om u te kunnen voorzien van de gevraagde services te verstrekken en om uw verblijf bij ons te verbeteren:
- Externe serviceaanbieders: IT-onderaannemers, banken, creditcardmaatschappijen, externe adviseurs, mailingservicepoviders, drukkerijen;
- Zakelijke partners.
c. Lokale autoriteiten – intern onderzoek: we kunnen ook informatie met lokale autoriteiten delen als dit door lokalede plaatselijke wetgeving wordt vereist of als onderdeel van intern onderzoek binnen de Accor Grouep conform lokalede plaatselijke regelgeving.
9. Internationale overdracht
We kunnen voor de doeleinden vastgelegd in artikel 7 van dit Privacybeleid voor hotelgasten uw PI overdragen aan interne of externe ontvangers die kunnen zijn gevestigd in landen waar het niveau van gegevensbescherming anders is.
Daarom implementeert Accor, naast de implementatie van dit Privacybeleid voor hotelgasten, gepaste maatregelen, met inbegrip van contractuele bepalingen, om veilige overdracht van uw PI naar een Accor- entiteit of externe ontvanger in een land waar het beschermingsniveau anders is dan in het land waar de PI is verzameld, te waarborgen.
10. Gegevensbeveiliging
Accor neemt gepaste technische en organisatorische maatregelen, conform lokalede plaatselijke wettelijke vereisten, om uw PI te beschermen tegen abusievelijke of onrechtmatige vernietiging of abusievelijk verlies, wijziging of ongeautoriseerde bekendmaking of toegang. Daartoe hebben wij technische maatregelen geïmplementeerd zoals firewalls en organisatorische maatregelen zoals een aanmeldsysteem met efficiënte wachtwoorden, fysieke beveiliging, enz. geïmplementeerd.
U dient mogelijk uw creditcardgegevens in te voeren om uw reservering te voltooien; in dergelijke gevallen maakt Accor gebruik van SSL-technologie (Secure Socket Layer) om dergelijke PI te coderenversleutelen.
11. Sessiecookies/externe koppelingen
Accor maakt gebruik van persistente cookies om uw sessies op de websites van Accor te beheren en om uw online ervaring te personaliseren (automatische herkenning, lijst met uw favoriete hotels, enz.).
Wij verzamelen ook technische informatie over uw computer telkens als u een pagina opent tijdens een bezoek aan onze sites. Tot deze informatie behoren uw IP-adres (Internet Protocol), het gebruikte besturingssysteem, het type browser, de schermresolutie en het website adres waar u vandaan komt, indien nodig. Wij verzamelen deze informatie om de kwaliteit van uw bezoek aan onze site te verbeteren en wij verkopen deze informatie niet en dragen deze niet over aan derden. Deze tijdelijke cookies zijn een ingebouwde voorziening van de gebruikte technologie. De meeste browsers accepteren deze cookies automatisch, maar u kunt ze verwijderen of automatisch laten weigeren. Aangezien elke browser anders is, dient u de helpfunctie in de werkbalk van uw browser te raadplegen om erachter te komen hoe u uw voorkeuren met betrekking tot cookies kunt instellen. Mogelijk zult u bepaalde functies op onze website echter niet kunnen gebruiken als u ervoor kiest om cookies niet te accepteren.
Wij kunnen u reclame of koppelingen naar websites van derden aanbieden die via cookies mogelijk PI over u verzamelen wanneer u advertenties of content op deze websites bekijkt of erop klikt. Accor heeft geen controle over het verzamelen van deze informatie en aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor dit verzamelen, gebruiken of openbaar maken van uw PI door derden. U dient contact op te nemen met deze adverteerders of contentaanbieders als u vragen heeft over hun gebruik van de PI die ze verzamelen.
Dit Privacybeleid voor hotelgasten is op geen enkele manier van toepassing op uw bezoek van dergelijke websites van derden. Accor neemt geen verantwoordelijkheid voor het privacybeleid of de privacyhandhaving van websites van derden die toegankelijk zijn vanaf de websites van Accor.
12. Gegevensopslag
Wij zullen uw PI alleen zo lang bewaren als nodig is voor de doeleinden vastgelegd in dit Privacybeleid voor hotelgasten, of voor zover dit is toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving.
13. Toegang en wijziging
U heefbt het recht om uw PI in te zien, te wijzigen of te verwijderen. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw PI zoals beschreven in dit Privacybeleid voor hotelgasten mits u hiervoor legitieme redenen hebt. Houd er echter rekening mee dat als u bezwaar maakt, wij in sommige omstandigheden u mogelijk niet kunnen voorzien van de gevraagde service kunnen verstrekken.
Als u uw rechten op uw PI die door een bepaald hotel wordt bewaard, wilt uitoefenen, dient u rechtstreeks contact met het hotel op te nemen.
Als u bij het uitoefenen van uw rechten problemen ervaartop een probleem stuit, kunt u contact opnemen met de speciale contactpersoon voor gegevensprivacy van de Accor Groeup:
ACCOR
Département Protection des Données Personnelles (Data Privacy)
Immeuble Odyssey
110 Avenue de France
75210 Paris Cedex 13, Frankrijk
In het belang van de privacybescherming van alle gasten van de Accor Group dienen wij uw identiteit vast te stellen voordat wij kunnen reageren op uw verzoek. Daartoe kunnen wij u om een kopie van een geldig identiteitsbewijs, zoals een geldig(e) rijbewijs, identiteitskaart of paspoort, vragen.
Als uw PI niet correct, volledig of actueel is, richt uw verzoek om correctie dan aan het Data Privacy Department van Accor.
Alle verzoeken om correctie zullen zodra dit praktisch mogelijk is of in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving worden afgehandeld.
14. Updates
Wij kunnen dit Privacybeleid voor hotelgasten van tijd tot tijd aanpassen, zoals hieronder aangegeven. Daarom nodigen wij u uit om dit Privacybeleid voor hotelgasten regelmatig door te lezen en in elk geval wanneer u een reservering maakt bij een van onze hotels.
15. Vragen/contactinformatie
Als u vragen hebt over dit Privacybeleid voor hotelgasten of over hoe Accor uw PI in het algemeen gebruikt, kunt u contact opnemen met ons Data Privacy Department zoals aangegeven in artikel 13 hierboven.